AZL

AZL: health check maakt kwaliteit projecten meetbaar

AZL is zoals zoveel organisaties volop in beweging. Elk jaar lopen er tientallen grote en kleine projecten gericht op vernieuwing, verbetering en verandering. Van IT, de organisatie, bedrijfsprocessen, de cultuur, en noem maar op. Maar hoe weet je hoe het staat met deze projecten, of het beter kan, sneller, gemakkelijker, met meer resultaat? AZL besloot dit te meten met de Valid Project Health Check. Conclusie: het gaat goed, maar het kan nog beter!

Uitdaging: voortgang project tegen het licht houden

Bij AZL lopen bijna zestig projecten binnen de portfolio’s change, innovatie en implementatie. Grote stimulansen zijn de groei van de business en de herziening van het pensioenstelsel. Dit brengt veel veranderingen met zich mee, voor de organisatie, voor IT en voor klanten.

Rob Meyer is manager change bij AZL en verantwoordelijk voor beheer en uitvoering van projecten. Bij zijn aanstelling kreeg hij als opdracht: zorg voor verdere professionalisering van de manier waarop AZL projecten aanpakt en uitvoert. Strak sturen op planning en budget is de uitdaging. Innovatie is belangrijk, maar moet wel zorgvuldig en kostenbewust gebeuren. Hoe kun je weten of aan deze voorwaarden wordt voldaan?

Kantoorpand AZL
Kantoor AZL
Oplossing: Valid Health Check

Met de Valid Health Check kan AZL de vinger aan de pols houden, vertelt Meyer. ‘’Om te kijken hoe we nog efficiënter en klantgerichter kunnen werken.” Deze check kun je zien als een soort thermometer die je in een project steekt. Een nulmeting om de gang van zaken rondom projecten tegen het licht te houden.

Voordeel van de samenwerking: kritische blik van buiten

Meyer ging niet zomaar bij Valid te rade. De relatie van AZL en Valid gaat al meer dan tien jaar terug. Valid ondersteunt AZL op het vlak van IT-services en applicatieontwikkeling. Daarnaast voorziet Valid in projectmanagementexperts en -expertise.

“De aanpak van Valid maakt dat de uitkomsten breed gedragen worden. Dit vergemakkelijkt de verbeteringsmaatregelen.”

Rob Meyer Manager Change AZL
Valid – overleg laptop
Valid – man, vrouw
Het resultaat: beeld van volwassenheid projectmanagement

“Dankzij de Health Check hebben we AZL een beeld kunnen geven van de mate van volwassenheid van het projectmanagement. Wij kijken altijd met een positief kritische blik naar op welke punten winst te behalen valt, en waar eventueel aanpassingen noodzakelijk zijn”, zegt George Schrooten, Senior Project Manager bij Valid. Samen met Valid-collega Roger Geilenkirchen, eveneens Senior Project Manager, heeft hij de Health Check uitgevoerd.

Geilenkirchen: “Door middel van interviews met stakeholders en het invullen van een vragenlijst is er een score toegekend aan elf building blocks voor succesvol projectmanagement. De uitkomsten laten zich mooi samenvatten in een zogeheten radardiagram.”

Dit zijn de building blocks:

  • Businesscase
  • Financieel
  • Risico’s
  • Kwaliteit
  • Projectteam
  • Scope en changes
  • Inkoop en contracten
  • Communicatie en stakeholders
  • Configuratie en informatie
  • Planning
  • Implementatie

De score per building block kan variëren tussen 0 (slechtst mogelijke score) en 40 (best mogelijke score).

Toekomst: verdere professionalisering

Binnen enkele weken na opdrachtverlening konden we al aan de slag met de resultaten”, zegt Meyer. “We hebben een aantal aspecten direct opgepakt, zoals versterking van de Business Impact Analyses, en het scherper in beeld krijgen van de wensen en eisen van alle stakeholders.”

Meyer kijkt terug op een plezierige en vruchtbare samenwerking met Valid. De gedegen en praktische aanpak, en de open en respectvolle communicatie hebben geleid tot een geslaagd traject. Iedereen heeft zich gehoord gevoeld. Dat maakt dat de uitkomsten breed gedragen worden. Dit draagvlak vergemakkelijkt de verbeteringsmaatregelen omdat daar begrip voor is. “Alles wat in het rapport staat, leidt tot verbetering, dat ziet iedereen”, zegt Meyer.

AZL is toe aan de volgende stap: naar een procesgerichte oriëntatie. Schrooten: “De algemene indruk van de projectmanagementprocessen: er is visie, de structuur is netjes, maar de scherpte in de uitvoering en de sturing kunnen beter. Iedereen die we spraken heeft oprecht hart voor de zaak en een positief kritische instelling. Collegialiteit en afstemming tussen projectmanagers wordt als positief ervaren. Kortom, de basis is goed en dat maakt het gemakkelijker om de puntjes op de i te zetten.”

AZL
  • Bestaat ruim 55 jaar
  • Adviseert meer dan 50 grote en kleine pensioenfondsen en verzorgt hun administratie
  • Bij deze fondsen zijn duizenden werkgevers aangesloten en in totaal zo’n 1,5 miljoen werknemers
  • Meer dan 600 werknemers