Modern Work (alles rond de moderne werkplek), ondersteund door tools als Microsoft 365, biedt ongekende mogelijkheden voor samenwerking, productiviteit en flexibiliteit. Echter, om deze voordelen goed te benutten, is het cruciaal dat jouw medewerkers de beschikbare technologieën effectief en prettig kunnen gebruiken. Daarnaast haalt jouw organisatie de het maximale rendement uit Modern Work, als de werkwijze daarbinnen breed gedragen is en dus tools en afspraken, door zoveel mogelijk medewerkers, op dezelfde manier worden gebruikt en nageleefd.
 
Acceptatie en adoptie van de tools speelt een essentiële rol in het succes van elke digitale transformatie. In dit artikel beschrijven we waarom adoptie belangrijk is, en delen we strategieën om het meeste uit de moderne werkplek te halen.

De voordelen van effectieve adoptie van Modern Work

• Verhoogde productiviteit: Medewerkers die de tools effectief gebruiken, kunnen sneller en efficiënter werken.
• Verbeterde samenwerking: Moderne tools zoals Microsoft Teams bevorderen naadloze communicatie en samenwerking.
• Betere besluitvorming: Toegang tot data en inzichten over het gebruik van tools en systemen helpt bij het nemen van geïnformeerde beslissingen.
• Hogere medewerkerstevredenheid: Werken met moderne, gebruiksvriendelijke tools kan de tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers verhogen.

Stappen en strategieën voor succesvolle verandering

Training- en communicatiematerialen zijn essentieel rond verandering en adoptie. Dat is dan ook vaak de eerste vraag die we krijgen bij adoptievraagstukken: ‘wat is er mogelijk wat betreft communicatie, informatie en training?’Maar als we dit direct gaan invullen, missen we de volgende belangrijke vragen:

• Hoe positioneren we de verandering in de organisatie en richting collega’s?
• Hoe zorgen we ervoor dat collega’s de verandering begrijpen en ondersteunen?
• Hoe spelen we in op weerstand tegen de verandering?
• Hoe stellen we een goed kernteam op met o.a. managers en key users, die een voortrekkersrol hebben richting de rest van de organisatie?

Succesvol veranderen met de Valid Change Spiral

Voor een integrale en succesvolle benadering van verandering, hanteren we de ‘Valid Change Spiral’, een gestructureerde benadering voor het managen van organisatorische veranderingen. Het model bestaat uit 3 fases van verandering en de individuele mensen staan in het middelpunt.

Fase 1 – voorbereiding van verandering: deze fase bestaat uit 3 stappen en helpt teams om de veranderstrategie vorm te geven, met de gewenste uitkomsten als einddoel.

• 1. Bepaal wanneer je succesvol bent: wat zijn de specifieke doelen die we willen behalen?
• 2. Bepaal de impact: op wie en hoe heeft de verandering impact?
• 3. Bepaal de aanpak: welke rollen en activiteiten zijn noodzakelijk voor succes?

Fase 2 – managen van verandering: deze fase bestaat uit 3 stappen en bestaat uit het opstellen van plannen en activiteiten die collega’s én de organisatie ondersteunen bij het doorvoeren van de verandering.

• 1. Plan en voer uit: wat doen we om mensen zo goed mogelijk voor te bereiden en ondersteunen?
• 2. Breng de prestaties in kaart: hoe effectief zijn onze acties? Waar zien we nuttig effect en waar zien we ruimte voor verbetering?
• 3. Acties aanpassen: moeten we ergens bijsturen voor optimale effectiviteit?

Fase 3 – duurzaam borgen van verandering: deze fase bestaat uit 3 stappen en stelt vast dat de verandering goed wordt geaccepteerd. Waar nodig worden verdere acties opgezet om de doorgevoerde verandering en resultaten zo veel mogelijk te ondersteunen.

• Prestaties beoordelen: Wat hebben we (niet) bereikt?
• Borging: Wat gaan we doen om de verandering vast te blijven houden?
• Eigenaarschap overdragen: Wie neemt het eigenaarschap op zich om de resultaten blijvend te ondersteunen?

Aanpak voor succesvolle adoptie van Modern Work

Het belang van cultuur en gedrag

Adoptie van technologieën gaat niet alleen over de tools zelf, maar ook over de cultuur en het gedrag binnen de organisatie.
 
Verandering omarmen: Moedig een cultuur aan die openstaat voor verandering en innovatie.
Continu leren: Stimuleer een mindset van continu leren en verbeteren, waarbij medewerkers constant op zoek zijn naar manieren om hun werk te optimaliseren met nieuwe tools.