Het belang van back-up voor Microsoft 365: bescherm je data en continuïteit

In de moderne werkplek is Microsoft 365 een essentiële tool geworden voor samenwerking, communicatie en productiviteit. Bedrijven vertrouwen op diensten zoals Exchange Online, SharePoint, OneDrive en Teams voor hun dagelijkse activiteiten. Maar ondanks de robuuste infrastructuur van Microsoft, is het cruciaal om een onafhankelijke back-upstrategie te hebben voor je Microsoft 365-data. In dit artikel leggen we uit waarom onafhankelijke back-ups noodzakelijk zijn en hoe ze je bedrijf kunnen beschermen tegen dataverlies en onderbrekingen.

Misvattingen over back-ups binnen Microsoft 365

Veel organisaties gaan ervan uit dat Microsoft automatisch volledige back-ups van hun gegevens maakt. Hoewel Microsoft geavanceerde beveiligings– en redundantiemaatregelen biedt, is het belangrijk om de beperkingen te begrijpen:

Beperkte retentie: Microsoft bewaart verwijderde items en versies van documenten slechts voor een beperkte tijd.
Gegevensverlies door gebruikersfouten: (Per ongeluk) verwijderen of overschrijven van bestanden kan leiden tot permanent verlies als ze niet binnen de retentieperiode worden hersteld. Dit is een veelvoorkomend geval van verlies van bestanden en zelfs hele mappen of directories.
Interne en externe bedreigingen: Cyberaanvallen zoals ransomware en kwaadwillende insiders kunnen data compromitteren of vernietigen.
Compliance en juridische vereisten: Voor veel bedrijven is het noodzakelijk om gegevens voor langere periodes te bewaren dan Microsoft standaard biedt, vanwege juridische of compliance vereisten.

Voordelen van een onafhankelijke back-up strategie voor Microsoft 365

Een onafhankelijke back-upstrategie voor Microsoft 365 biedt verschillende voordelen die verder gaan dan wat Microsoft standaard biedt.

1. Bescherming tegen gegevensverlies
Een betrouwbare back-upoplossing zorgt ervoor dat je gegevens veilig zijn, zelfs als ze per ongeluk worden verwijderd of overschreven. Dit omvat e-mails, documenten, kalenderitems en meer.

Voorbeeld: Een medewerker verwijdert per ongeluk een belangrijke SharePoint-bibliotheek. Zonder back-up kan dit leiden tot verlies van cruciale projectinformatie. Met een back-upoplossing kun je eenvoudig de gegevens herstellen.

2. Bescherming tegen cyberdreigingen
Ransomware-aanvallen en andere cyberdreigingen kunnen je data versleutelen of vernietigen. Een back-up zorgt ervoor dat je snel kunt herstellen zonder losgeld te betalen.

Voorbeeld: Een ransomware-aanval versleutelt bestanden in OneDrive. Met een back-up kun je de bestanden terugzetten naar een moment vóór de aanval en bedrijfsactiviteiten snel hervatten.

3. Lange termijn bewaring voor compliance
Veel branches vereisen dat gegevens voor een bepaalde periode bewaard blijven. Een back-upoplossing kan helpen om aan deze eisen te voldoen door gegevens op lange termijn te bewaren.

Voorbeeld: Een financiële instelling moet klantgegevens tien jaar bewaren. Een back-upoplossing zorgt ervoor dat deze gegevens beschikbaar blijven, ongeacht wijzigingen in het Microsoft 365-retentiebeleid.

4. Aantoonbare kopie van cloudgegevens in een lokaal datacenter
Sommige regelgeving vereist dat gegevens lokaal worden opgeslagen. Met een back-upoplossing kun je ervoor zorgen dat er een veilige kopie van je cloudgegevens beschikbaar is in een lokaal datacenter, wat helpt bij het voldoen aan regelgeving.

Voorbeeld: Een productiebedrijf moet voldoen aan specifieke datalokaliteitsvereisten. Door een back-up van hun Microsoft 365-gegevens in een lokaal datacenter op te slaan, kunnen ze aantonen dat ze aan deze regelgeving voldoen.

5. Veilige, onafhankelijke kopie van eigen gegevens
Een onafhankelijke back-up biedt een veilige kopie van je gegevens, los van de primaire cloudomgeving, wat een extra beschermingslaag biedt.

Voorbeeld: Door regelmatig back-ups te maken van Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business en Microsoft Teams, zorgt een bedrijf ervoor dat er altijd een recente en veilige kopie van hun gegevens beschikbaar is, ongeacht wat er in de cloud gebeurt.

6. Herstelmogelijkheid voor itemgebaseerde gegevens
Een back-upoplossing biedt herstelmogelijkheden voor specifieke items zoals gebruikersaccounts in Entra ID, e-mails in Exchange Online, documenten in SharePoint Online en OneDrive for Business, en chats en bestanden in Microsoft Teams.

Voorbeeld: Een medewerker verwijdert per ongeluk een belangrijke e-mail uit Exchange Online. Met een back-upoplossing kan deze specifieke e-mail snel worden hersteld zonder dat andere gegevens worden beïnvloed.

Betrouwbaarheid en naleving van wet- en regelgeving

Back-up for Microsoft 365 biedt betrouwbaarheid en naleving van wettelijke vereisten door Microsoft 365-data te back-uppen naar een speciaal ontworpen back-upomgeving. Ongewenste verwijdering van identiteiten, e-mails, gegevens, projecten en chats wordt gemitigeerd door flexibele herstelmogelijkheden. Om aan de meeste regelgevingseisen te voldoen, wordt de dataretentie standaard ingesteld op zeven jaar.

Implementatie van een back-upoplossing voor Microsoft 365

Bij het kiezen van een back-upoplossing voor Microsoft 365 zijn er enkele belangrijke overwegingen:

Automatisering: Kies een oplossing die automatische, regelmatige back-ups uitvoert om handmatige fouten te voorkomen.
Granulariteit: Zorg ervoor dat de oplossing herstel op document-, mailbox- of zelfs itemniveau ondersteunt.
Beveiliging: De back-ups moeten versleuteld zijn om de gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.
Retention policies: De oplossing moet flexibel zijn in het instellen van retentiebeleid om aan jouw specifieke eisen te voldoen.

Onafhankelijke back-up voor Microsoft 365 is essentieel

Hoewel Microsoft 365 een betrouwbare en veilige omgeving biedt, is een onafhankelijke back-upstrategie essentieel om je gegevens en bedrijfscontinuïteit te beschermen. Door te investeren in een robuuste back-upoplossing kun je jezelf beschermen tegen gegevensverlies, cyberdreigingen en voldoen aan compliance-eisen. Zorg ervoor dat je organisatie klaar is voor onverwachte gebeurtenissen en behoud gemoedsrust door te weten dat je data veilig en beschikbaar is wanneer je het nodig hebt.

Neem de juiste stappen om een back-upstrategie voor Microsoft 365 te implementeren en bescherm je bedrijf tegen dataverlies en onderbrekingen.

Dit artikel werd geschreven door Eric Liket, portfoliomanager bij Valid.

Vorige artikel Wat is IT outsourcing? 14 oktober 2024 Volgende artikel Azure Networking: essentiële tools voor veilige en schaalbare netwerken 2 oktober 2024