Microsoft Teams is uitgegroeid tot een onmisbare tool voor samenwerking en communicatie binnen organisaties. Of je nu werkt aan een project met een groot team of gewoon je dagelijkse taken beheert.

Teams biedt een breed scala aan functies die je werk efficiënter kunnen maken. In dit artikel delen we enkele geavanceerde tips en trucs om het meeste uit Microsoft Teams te halen.

Optimaliseer je kanalen voor betere organisatie

Kanalen binnen Teams helpen je om gesprekken en bestanden te organiseren rond specifieke projecten of onderwerpen. Hier zijn enkele manieren om je kanalen optimaal te gebruiken:

• Gebruik gesloten kanalen: Voor gevoelige projecten of vertrouwelijke informatie kun je gesloten kanalen maken waar alleen geselecteerde teamleden toegang tot hebben.
• Pin belangrijke kanalen: Pin je meest gebruikte kanalen bovenaan je lijst voor snelle toegang.

Verbeter je communicatie met @vermeldingen en tags

Het gebruik van @vermeldingen en tags kan je helpen om efficiënter te communiceren:

• @vermeldingen: Gebruik @team of @kanaal om de aandacht van alle leden te trekken. Gebruik @persoon om specifieke individuen te taggen.
• Tags: Maak aangepaste tags voor groepen mensen, zoals “project managers” of “marketing team”, om snel berichten te sturen naar relevante groepen.

Gebruik sneltoetsen voor snellere navigatie

Sneltoetsen kunnen je productiviteit aanzienlijk verhogen door je te helpen sneller door Teams te navigeren:

• Algemene sneltoetsen: Ctrl + E om naar de zoekbalk te gaan, Ctrl + / om sneltoetsen te bekijken, Ctrl + Shift + M om je microfoon te dempen.
• Berichten sneltoetsen: Ctrl + N om een nieuw gesprek te starten, Ctrl + Enter om een bericht te verzenden.

Integreer Teams met andere Microsoft 365 apps

Haal meer uit Micrsoft Teams door het te koppelen met andere apps. Teams kan worden geïntegreerd met andere Microsoft 365 apps voor een naadloze werkervaring.

• Planner: Voeg Planner-tabbladen toe aan je kanalen om taken en projecten te beheren zonder Teams te verlaten.
• OneNote: Houd notulen bij en deel ideeën met je team door OneNote rechtstreeks in Teams te integreren.
• SharePoint: Deel en beheer documenten via SharePoint-integratie, zodat alle teamleden toegang hebben tot de laatste versies.

Gebruik de wiki voor documentatie en kennisdeling

De wiki-functie in Teams is ideaal voor het documenteren van belangrijke informatie en het delen van kennis.

• Structuur en organisatie: Organiseer je wiki met secties en pagina’s voor een overzichtelijke indeling.
• Toegankelijkheid: Maak je wiki toegankelijk voor alle teamleden, zodat iedereen eenvoudig informatie kan vinden en toevoegen.

Verbeter Teams calls en vergaderingen met geavanceerde functies

Teams biedt verschillende functies om je videoconferenties productiever te maken:

• Achtergronden: Pas je achtergrond aan om afleiding te minimaliseren of een professionele uitstraling te creëren.
• Opnames en transcripten: Neem vergaderingen op en genereer transcripten om later terug te kijken en te delen met afwezige teamleden.
• Live ondertiteling: Gebruik live ondertiteling voor betere toegankelijkheid en om communicatiebarrières te verminderen.

Beheer meldingen om afleiding te minimaliseren

Stel meldingen in op basis van jouw persoonlijke voorkeuren, om te zorgen dat je alleen meldingen ontvangt voor de zaken die er echt toe doen:

• Focus instellen: Gebruik de focusinstellingen om meldingen te dempen tijdens belangrijke werktijden.
• Kanaal- en chatmeldingen: Pas meldingen per kanaal of chat aan om afleiding te verminderen en je te concentreren op je werk.

Automatiseer werkstromen met Power Automate

Deze tip is voor de meer gevorderde of geavanceerde gebruiker van Teams: Teams integreert naadloos met Power Automate, waarmee je repetitieve taken kunt automatiseren:

• Automatische meldingen: Stel meldingen in voor specifieke activiteiten, zoals het toevoegen van nieuwe bestanden of het bijwerken van taken.
• Goedkeuringsprocessen: Automatiseer goedkeuringsprocessen direct binnen Teams, waardoor je tijd bespaart en de workflow stroomlijnt.