Vier essentiële rollen bij organisatie- verandering: wie doet wat en waarom? 

Organisatieverandering vergt gedragsverandering. Daarom staan mensen centraal in onze verandermanagementaanpak. In deze blog bespreekt expert Tara Kikken welke vier rollen cruciaal zijn en op welke manier je deze het beste invult.  Het draait niet alleen om de mensen waarvan je gedragsverandering vraagt (medewerkers), maar ook om de mensen die de verandering en de medewerkers begeleiden (leidinggevenden). Succesvolle verandering is het resultaat van nauwe samenwerking tussen vier essentiële verandermanagementrollen.

Sponsor: de visiehouder en katalysator 

De sponsor is de persoon (meestal een senior leidinggevende) die de verandering aanstuurt en verantwoordelijk is voor het waarborgen van de middelen, prioriteiten en focus die nodig zijn om de verandering tot een succes te maken. Een sterke sponsor is de drijvende kracht achter de verandering en communiceert de urgentie en visie aan de hele organisatie. 

Wie vervult deze rol?

De meest effectieve sponsors zijn interne personen met voldoende autoriteit en invloed binnen de organisatie – bij voorkeur een lid van het managementteam. Soms is een sponsorcoalitie met meerdere leiders nodig, vooral bij grootschalige veranderingen die over meerdere afdelingen of vestigingen reiken. 

Waarom is deze rol nodig? 

• Belang van de rol: Onderzoek van Prosci toont aan dat effectieve sponsoring de belangrijkste succesfactor is voor organisatieverandering. 
• Impactvolle communicatie: Sponsors zijn de voorkeursafzenders van boodschappen over de prioriteiten van de organisatie en de visie achter de verandering. Wanneer een sponsor zich actief en zichtbaar inzet, geeft dit een sterke boodschap af aan de hele organisatie. 

People manager: de schakel tussen de verandering en medewerkers  

People managers zijn de directe leidinggevenden van medewerkers die impact ervaren door de verandering. Ze spelen een cruciale rol in het vertalen van de specifieke impact naar het team en bieden de nodige ondersteuning. 

Wie vervult deze rol? 
People managers zijn er op alle niveaus, van teamleiders tot afdelingshoofden, hebben deze belangrijke verbindende rol. Zij hebben direct contact met de medewerkers en begrijpen de dynamiek binnen het team. 

Waarom is deze rol nodig? 

• Belang van de rol: Mensen willen van de eigen manager horen hoe een verandering hen persoonlijk raakt. People managers zijn daarom de voorkeursafzenders van boodschappen over de persoonlijke impact op de teamleden. 
• Ondersteuning en begeleiding: People managers helpen medewerkers te begrijpen wat er verandert, waarom het gebeurt, en hoe zij kunnen bijdragen. Zij hebben oog voor de medewerkers en het voorkomen en/of oplossen van weerstand. 

Verandermanager: de regisseur van de verandering 

De verandermanager is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van de verandermanagementstrategie. Deze zorgt ervoor dat veranderingen soepel verlopen, met minimale weerstand en maximale acceptatie. Voorbeelden van concrete activiteiten zijn het opstellen van communicatieplannen, het ontwikkelen van trainingstrajecten en het begeleiden van veranderleiders en medewerkers door elke fase van het veranderproces. 

Wie vervult deze rol? 
Deze rol wordt ingevuld door een verandermanagementspecialist in, zoals een verandermanagementconsultant, die nauw samenwerkt met de sponsor, people managers en de projectmanager of Agile Coach. 

Waarom is deze rol nodig? 

• Belang van de rol: De verandermanager zorgt voor een gestructureerde aanpak en werkt samen met andere sleutelpersonen in het veranderproces om mensen effectief te begeleiden tijdens de verandering.  Ze zorgen dat effectieve communicatie en training plaatsvindt en dat er aandacht is voor de individuele uitdagingen van medewerkers. Het belangrijkste doel van de verandermanager is om weerstand tegen de verandering te voorkomen/verminderen en betrokkenheid en acceptatie te vergroten.  
• Ondersteuning van andere rollen: De verandermanager is een regisseursrol die tools, methodieken, advies en ondersteuning biedt om de andere betrokkenen in de rol te versterken. 

Projectmanager: de planner en coördinator 

De projectmanager (dit kan ook een Agile Coach zijn) zorgt voor de technische ofwel logistieke kant van de verandering en het beheren van de tijdlijnen, budgetten en deliverables. Zij zorgen ervoor dat het projectteam binnen scope en op tijd de oplossing ontwerpt, ontwikkelt en oplevert. 
 
Wie vervult deze rol? 
Deze rol wordt vervuld door iemand die goed is in het coördineren van verschillende teams en het managen van resources. Afhankelijk van de organisatie en het type verandering kan dat een projectmanager zijn maar bijvoorbeeld ook een Agile coach. 
 
Waarom is deze rol nodig? 

• Belang van de rol: De projectmanager zorgt ervoor dat alle onderdelen van het project goed verlopen en dat de praktische uitvoering van de verandering soepel verloopt. 
• Samenwerking: Ze werken nauw samen met de change manager om ervoor te zorgen dat de projectdoelen en de veranderdoelen in lijn zijn. 

Aanvullende rollen: specialisten 

Naast de bovengenoemde kernrollen zijn er vaak aanvullende, specialistische rollen nodig om de verandering succesvol te implementeren. Denk hierbij aan: 

• Trainers: Voor het ontwikkelen en uitvoeren van trainingsprogramma’s om medewerkers klaar te stomen voor de nieuwe manier van werken. 
• Communicatiespecialisten: Om te zorgen voor duidelijke en consistente communicatie in lijn met het interne communicatiebeleid.
• HR-specialisten: Voor het beheren van de gevolgen voor personeel, zoals herstructureringen of functiewijzigingen. 

Waarom zijn deze rollen nodig? 

• Belang van de rol: Elke specialist brengt unieke expertise in die cruciaal is om de verschillende aspecten van de verandering succesvol te managen. 
• Coördinatie en ondersteuning: Deze rollen zorgen voor de noodzakelijke ondersteuning aan de kernrollen, zoals people managers en verandermanagers, en dragen bij aan een consistente en integrale aanpak.  

Verandermanagement is een teamprestatie 

Verandering is geen soloproject. Het succes van een organisatieverandering hangt af van het gecoördineerde samenspel tussen de verschillende rollen. Het inschakelen van (externe) verandermanagementexpertise biedt de structuur, kennis en begeleiding die nodig zijn om dit proces in goede banen te leiden. Toch blijft de actieve betrokkenheid van interne leiders en medewerkers essentieel voor het slagen van elke verandering. 
 
Zorg dat jouw mensen goed voorbereid zijn op de verandering en hun rol en verantwoordelijkheden kennen. Dit vergroot niet alleen de kans van slagen van je huidige veranderopgave, maar brengt je organisatie ook beter in positie voor toekomstige uitdagingen. 

Ontmoet verandermanagement expert Tara Kikken

Als Prosci Certified Change Practitioner heeft Tara ervaring in het begeleiden van de mensgerichte kant van veranderingen. Het bouwen van betrokkenheid, ambassadeurschap en vaardigheden van medewerkers die geraakt worden door een verandering is een voorwaarde om een project te laten slagen. Een organisatie kan immers alleen veranderen als medewerkers veranderen.
 
Met haar expertise in communicatie, affiniteit met technologie en inzicht in processen, helpt Tara om complexe uitdagingen om te zetten in een succesvolle verandering met concrete en duurzame resultaten. Regelmatig deelt ze haar kennis en visie in de vorm van content.